Polityka prywatności

O nas

W celu zapewnienia przejrzystości i rzetelności procesów przetwarzania danych osobowych poniżej przedstawiamy obowiązujące w INSTAL-HOUSE CENTRUM GRZEWCZE SP. Z O. O. zasady ochrony danych osobowych, ustanowione zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r., dalej jako RODO. Niniejsza Polityka skierowana jest do wszystkich przyszłych, obecnych i byłych klientów oraz kontrahentów INSTAL-HOUSE CENTRUM GRZEWCZE SP. Z O. O., a także do wszystkich osób odwiedzających stronę internetową https://instal-house.com.pl/, niezależnie od tego, czy są klientami spółki. Polityka dotyczy również osób zainteresowanych usługami INSTAL-HOUSE CENTRUM GRZEWCZE SP. Z O. O. oraz osób, których dane są przetwarzane na podstawie zawartych umów, w tym zleceniodawców i zleceniobiorców.

Kto jest Administratorem danych

Administratorem danych osobowych jest INSTAL-HOUSE CENTRUM GRZEWCZE SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ z siedzibą w Strawczynie, ul. Żeromskiego 89A, 26- 067 Strawczyn, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Kielcach, X Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000911210, posiadająca NIP: 9592044288, REGON: 389481328, zwana dalej „Administratorem”.

We wszystkich sprawach związanych z ochroną danych osobowych, można kontaktować się pod adresem e-mail: rodo@instal-house.com.pl

Dane osobowe są pozyskiwane i przetwarzane w sposób i na zasadach określonych w niniejszej Polityce.

Postanowienia ogólne

Przywiązujemy szczególną wagę do ochrony prywatności naszych klientów, kontrahentów, partnerów, podwykonawców, pracowników i współpracowników. Jednym z jej kluczowych aspektów jest ochrona praw i wolności osób fizycznych w związku z przetwarzaniem ich danych osobowych.

Dbamy, by przetwarzanie Pani/Pana danych odbywało się zgodne z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwanego dalej: „RODO”), Ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych, a także przepisami szczególnymi (zawartymi m.in. w prawie pracy czy ustawie o rachunkowości).

INSTAL-HOUSE CENTRUM GRZEWCZE SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ jest Administratorem danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO, korzystamy również z usług podmiotów przetwarzających, o których mowa w art. 4 pkt. 8 RODO, przetwarzają one dane osobowe w imieniu administratora (są to np. firmy informatyczne, dostawcy oprogramowania).

Wdrażamy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby zapewnić stopień bezpieczeństwa odpowiadający ewentualnemu ryzyku naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie wystąpienia i wadze zagrożenia. Nasze działania w zakresie ochrony danych osobowych oparte są na przyjętych politykach i procedurach oraz regularnych szkoleniach podnoszących wiedzę i kompetencje naszych pracowników i współpracowników.

Do czego wykorzystujemy dane osobowe

Dane osobowe przetwarzamy w celu:

• realizacji umów i zamówień,
• kontaktu z użytkownikiem (formularz, e-mail, telefon),
• obsługi zapytań i korespondencji,
• obsługi reklamacji,
• prowadzenia rozliczeń i obowiązków księgowych,
• prowadzenia działań marketingowych własnych,
• prowadzenia analiz i statystyk,
• dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami.
• stosowania plików cookies oraz podobnych technologii, w tym w celach analitycznych i marketingowych (na podstawie zgody użytkownika.

Na jakiej podstawie przetwarzamy dane

Dokładamy staranności w celu ochrony interesów osób, których dane dotyczą, a w szczególności zapewniamy, aby dane te były przetwarzane na podstawie:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO - przetwarzanie niezbędne do wykonania umowy lub podjęcia działań przed jej zawarciem,
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO - obowiązki prawne (np. podatkowe, księgowe),
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO - prawnie uzasadniony interes Administratora (kontakt, marketing własny, roszczenia, analityka),
• art. 6 ust. 1 lit. a RODO - zgoda (np. newsletter, marketing).

Jakie dane przetwarzamy

Przetwarzamy w szczególności:

• dane identyfikacyjne (imię, nazwisko),
• dane kontaktowe (e-mail, telefon),
• dane adresowe,
• dane firmowe (nazwa, NIP),
• dane związane z realizacją umów i zamówień,
• dane zawarte w korespondencji
• dane zbierane za pomocą plików cookies i podobnych technologii (np. adres IP, dane o aktywności w Serwisie).

Źródło danych

Dane pozyskujemy bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą, w szczególności poprzez:

• formularz kontaktowy,
• kontakt e-mailowy lub telefoniczny,
• zawieranie i realizację umów,
• działania marketingowe (np. zapis na newsletter).

Odbiorcy danych, podwykonawcy, podmioty przetwarzające

Możemy przekazywać Pani/Pana dane osobowe firmom lub innym, zaufanym partnerom biznesowym, którzy świadczą usługi w naszym imieniu. Jeżeli współpracujemy z podmiotami, które w naszym imieniu przetwarzają dane osobowe, korzystamy wyłącznie z usług takich podmiotów przetwarzających, które zapewniają wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie danych spełniało wymogi RODO i chroniło prawa osób, których dane dotyczą. Szczegółowo sprawdzamy podmioty, którym powierzamy przetwarzanie Pani/Pana danych. Zawieramy z nimi szczegółowe umowy, a także dokonujemy okresowych kontroli zgodności operacji przetwarzania z treścią takiej umowy i przepisami prawa.

Pani/Pana dane osobowe mogą być przekazywane:

• dostawcom usług IT i hostingu,
• dostawcom systemów informatycznych i chmurowych,
• dostawcom narzędzi marketingowych i analitycznych (np. HubSpot, Google, Microsoft Clarity),
• podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa,
• podmiotom świadczącym usługi księgowe, prawne i doradcze,
• operatorom płatności oraz firmom kurierskim (jeśli dotyczy realizacji umowy).

Jak dbamy o przetwarzanie danych

Aby sprostać wymogom prawa, opracowaliśmy szczegółowe procedury obejmujące takie zagadnienia jak m.in.:

• szyfrowanie transmisji danych (SSL),
• kontrolę dostępu do danych,
• systemy zabezpieczeń IT,
• upoważnienia do przetwarzania danych,
• procedury reagowania na incydenty,
• regularne testowanie i ocenę środków bezpieczeństwa.

Regularnie sprawdzamy i aktualizujemy naszą dokumentację, by móc wykazać spełnienie wymagań prawa zgodnie ze sformułowaną w RODO zasadą rozliczalności, ale też w trosce o interesy osób, których dane dotyczą staramy się inkorporować do niej najlepsze praktyki rynkowe.

Retencja danych

Dane osobowe przechowujemy w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane. Po upływie takiego okresu dane anonimizujemy (pozbawiamy cech umożliwiających zidentyfikowanie danej osoby) albo usuwamy. W procedurze retencji zapewniamy ograniczenie okresu przechowywania danych osobowych do ścisłego minimum.

Okres przetwarzania danych określamy w pierwszej kolejności na podstawie przepisów prawa (np. czas przechowywania dokumentacji pracowniczej, dokumentów rachunkowych), a także usprawiedliwionego interesu Administratora (np. działalność marketingowa). Polityka retencji obejmuje zarówno dane przetwarzane w postaci papierowej, jak i elektronicznej.

Okres przechowywania danych osobowych, uzależniony jest przede wszystkim od celu, dla którego dane są zbierane, zgodnie z poniższymi kryteriami:

• przez czas trwania umowy oraz do upływu okresu przedawnienia roszczeń (co do zasady do 6 lat), zgodnie z terminami przedawnienia roszczeń wynikającymi z przepisów Kodeksu cywilnego,
• przez okres wymagany przepisami prawa (np. 5 lat dla dokumentów księgowych), zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego i rachunkowego,
• do momentu wniesienia sprzeciwu lub ustania celu przetwarzania w przypadku danych przetwarzanych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu,
• do momentu wycofania zgody - w przypadku danych przetwarzanych na podstawie zgody.

Prawa użytkownika

Podejmujemy odpowiednie środki, aby w zwięzłej, przejrzystej, zrozumiałej i łatwo dostępnej formie udzielić Pani/Panu wszelkich stosownych informacji oraz prowadzić wszelką komunikację w sprawie przetwarzania danych osobowych w związku z realizacją przysługującego Pani/Panu prawa do:

• informacji udzielanych przy pozyskiwaniu danych osobowych,
• informacji udzielanych na wniosek - o tym, czy dane są przetwarzane, oraz innych kwestiach określonych w art. 15 RODO, w tym prawa do kopii danych,
• sprostowania danych,
• bycia zapomnianym,
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych,
• sprzeciwu,
• niepodlegania decyzji opierającej się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu (w tym profilowaniu),
• informacji o naruszeniu ochrony danych.

Jeżeli Pani/Pana dane osobowe są przetwarzane na podstawie zgody, przysługuje Pani/Panu prawo do jej wycofania. Zgoda może być wycofana w każdej chwili, co nie wpływa na legalność przetwarzania dokonywanego przed jej wycofaniem.

Bezpieczeństwo Pani/Pana danych jest dla nas priorytetem, jeśli jednak uzna Pani/Pan, że przetwarzając Pani/Pana dane osobowe naruszamy przepisy RODO, ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO).

Jak będziemy się kontaktować

Informacji udzielamy na piśmie lub w inny sposób, w tym w stosownych przypadkach elektronicznie. Jeżeli Pani/Pan tego zażąda, informacji możemy udzielić ustnie, o ile innymi sposobami potwierdzimy Pani/Pana tożsamość. Jeśli przekaże Pani/Pan swoje żądanie elektronicznie, w miarę możliwości informacje także zostaną przekazane elektronicznie, chyba że zostanie wskazana nam inna preferowana forma komunikacji.

W jakim terminie odpowiadamy

Informacji staramy się udzielać niezwłocznie, z zasady w terminie miesiąca od otrzymania żądania.

W razie potrzeby termin ten może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące z uwagi na skomplikowany charakter żądania. Jednak w każdym przypadku, w terminie miesiąca od otrzymania żądania poinformujemy Panią/Pana o podjętych działaniach i (w stosownych przypadkach) o przedłużeniu terminu, z podaniem przyczyny takiego opóźnienia.

Upoważnienia

Zapewniamy, by każda osoba działająca z naszego upoważnienia i mająca dostęp do Pani/Pana danych osobowych przetwarzała je wyłącznie na nasze polecenie, chyba że inne wymagania wynikają z prawa Unii lub prawa państwa członkowskiego.

Przekazywanie danych poza EOG

Dane mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (np. do USA) w związku z korzystaniem z narzędzi takich jak HubSpot, Google lub Microsoft Clarity.

Transfer odbywa się na podstawie mechanizmów zapewniających odpowiedni poziom ochrony, w szczególności EU-US Data Privacy Framework.

Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Dane mogą być wykorzystywane do działań marketingowych (np. dopasowanie treści marketingowych - na podstawie zgody) i analitycznych, jednak nie podejmujemy decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie w sposób zautomatyzowany.

Zmiany polityki

Polityka prywatności może być uzupełniana lub uaktualniana zgodnie z bieżącymi potrzebami Administratora w celu zapewnienia aktualnej i rzetelnej informacji. O wszelkich zmianach Polityki prywatności Administrator poinformuje poprzez publikację nowej wersji niniejszej Polityki za pośrednictwem strony: https://instal-house.com.pl/.